8. Portal del cliente

Autoservicio guiado: documentos, estados, notificaciones y justificantes.

ReduceEmails/llamadas

GuíaChecklist

EntregaJustificantes

Visión del módulo

Portal del cliente para reducir fricción: subida guiada, estados, notificaciones y acceso a resultados/justificantes.

Objetivos

Reducir llamadas y emails con autoservicio controlado.
Guiar al cliente con checklists y plazos.
Entregar resultados y justificantes de forma segura.

Alcance

Dashboard cliente: próximos vencimientos, pendientes y estado.
Subida de documentos por checklist y periodo.
Mensajería segura y notificaciones.
Acceso a justificantes presentados y reportes.

Personas y roles

Rol	Necesidad / uso principal
Cliente administrador	Ver todo lo de su empresa y subir documentación.
Cliente contable interno	Subir facturas y ver estado de cierres.
Gestor	Recibir documentación estructurada y menos consultas.

Diseño funcional

Flujos principales

Subida guiada trimestral

Antes de vencimiento de IVA/retenciones.

Cliente entra en checklist del periodo (303, 111, 115…).
Sube documentos requeridos (facturas, extractos, etc.).
Sistema valida formato y completitud; avisa si falta algo.
Gestor revisa, comenta y marca items.
Cliente recibe confirmación y ve estado 'En revisión'.

Salida: Documentación completa sin emails dispersos.

Consulta de justificantes

Tras presentación.

Cliente abre 'Presentaciones' y filtra por periodo/modelo.
Descarga CSV/justificante y ve fecha/hora.
Puede añadir comentario o abrir incidencia si detecta problema.

Salida: Transparencia y menos soporte.

Pantallas (UI)

Dashboard: pendientes, vencimientos, estado por modelo.
Checklist por modelo/periodo con subida y comentarios.
Presentaciones: historial y descarga de justificantes.
Mensajería segura (threads).

Diseño técnico

Entidades y modelo de datos (mínimo)

Entidad	Campos principales / notas
ClientUser	id, client_id, email, role(admin/editor/viewer)
PortalTask	id, company_id, period, title, status, related_checklist_id
PortalMessage	thread_id, sender, body, attachments, created_at

Permisos y seguridad (RBAC)

Roles cliente: admin (todo), editor (sube/ve), viewer (solo ve).
Acceso limitado a documentos y justificantes de su tenant.
Acciones sensibles (p. ej. cambiar datos empresa) no disponibles al cliente.

Validaciones y reglas

Validación de archivos (tipo, tamaño, virus scan si aplica).
Control de completitud por checklist.
Rate limit y seguridad anti-abuso.

APIs sugeridas (API-first)

GET /api/v1/portal/dashboard GET /api/v1/portal/checklists?period=... POST /api/v1/portal/documents/upload GET /api/v1/portal/filings?period=... POST /api/v1/portal/messages

Eventos y auditoría

portal.document.uploaded
portal.checklist.completed
portal.message.sent

Impacto de negocio

Beneficio para la gestoría

Menos soporte reactivo; entradas de documentos estructuradas; mejor puntualidad.

Beneficio para el cliente

Transparencia total, autoservicio, y acceso a evidencias sin esperar.

Riesgos / puntos críticos

Si el portal no es ultra simple, el cliente volverá al email/WhatsApp.

8. 客户门户

引导式自助服务：文档、状态、通知和凭证。

减少邮件/电话

引导清单

交付凭证

模块愿景

客户门户以减少摩擦：引导上传、状态、通知和访问结果/凭证。

目标

通过受控自助服务减少电话和邮件。
通过清单和期限引导客户。
安全地交付结果和凭证。

范围

客户仪表板：即将到期、待办事项和状态。
按清单和期间上传文档。
安全消息和通知。
访问已提交的凭证和报告。

人员和角色

角色	需求 / 主要用途
客户管理员	查看其公司的所有信息并上传文档。
客户内部会计	上传发票并查看关闭状态。
经理	接收结构化文档和更少的咨询。

功能设计

主要流程

引导季度上传

增值税/预扣税到期前。

客户进入期间的清单（303、111、115…）。
上传所需文档（发票、对账单等）。
系统验证格式和完整性；如果缺少某些内容则提醒。
经理审查、评论并标记项目。
客户收到确认并看到"审查中"状态。

输出：完整文档，无分散的邮件。

凭证查询

提交后。

客户打开"提交"并按期间/模型过滤。
下载CSV/凭证并查看日期/时间。
如果发现问题，可以添加评论或打开事件。

输出：透明度和更少的支持。

屏幕（UI）

仪表板：待办事项、到期、按模型的状态。
按模型/期间的清单，带上传和评论。
提交：历史记录和凭证下载。
安全消息（线程）。

技术设计

实体和数据模型（最小）

实体	主要字段 / 注释
ClientUser	id, client_id, email, role(admin/editor/viewer)
PortalTask	id, company_id, period, title, status, related_checklist_id
PortalMessage	thread_id, sender, body, attachments, created_at

权限和安全性（RBAC）

客户角色：管理员（全部）、编辑（上传/查看）、查看者（仅查看）。
仅限访问其租户的文档和凭证。
敏感操作（例如更改公司数据）对客户不可用。

验证和规则

文件验证（类型、大小、如适用则进行病毒扫描）。
按清单控制完整性。
速率限制和反滥用安全性。

建议的API（API优先）

GET /api/v1/portal/dashboard GET /api/v1/portal/checklists?period=... POST /api/v1/portal/documents/upload GET /api/v1/portal/filings?period=... POST /api/v1/portal/messages

事件和审计

portal.document.uploaded
portal.checklist.completed
portal.message.sent

业务影响

对管理办公室的好处

减少被动支持；结构化文档输入；更好的准时性。

对客户的好处

完全透明、自助服务，无需等待即可访问证据。

风险 / 关键点

如果门户不够简单，客户将回到电子邮件/WhatsApp。

8. Client Portal

Guided self-service: documents, status, notifications and receipts.

ReduceEmails/calls

GuideChecklist

DeliveryReceipts

Module Vision

Client portal to reduce friction: guided upload, status, notifications and access to results/receipts.

Objectives

Reduce calls and emails with controlled self-service.
Guide client with checklists and deadlines.
Deliver results and receipts securely.

Scope

Client dashboard: upcoming deadlines, pending items and status.
Document upload by checklist and period.
Secure messaging and notifications.
Access to filed receipts and reports.

People and roles

Role	Need / main use
Client administrator	See everything about their company and upload documentation.
Client internal accountant	Upload invoices and see closure status.
Manager	Receive structured documentation and fewer queries.

Functional Design

Main flows

Guided quarterly upload

Before VAT/withholding deadline.

Client enters period checklist (303, 111, 115…).
Uploads required documents (invoices, statements, etc.).
System validates format and completeness; alerts if something missing.
Manager reviews, comments and marks items.
Client receives confirmation and sees 'Under review' status.

Output: Complete documentation without scattered emails.

Receipt query

After filing.

Client opens 'Filings' and filters by period/model.
Downloads CSV/receipt and sees date/time.
Can add comment or open incident if detects problem.

Output: Transparency and less support.

Screens (UI)

Dashboard: pending items, deadlines, status by model.
Checklist by model/period with upload and comments.
Filings: history and receipt download.
Secure messaging (threads).

Technical Design

Entities and data model (minimum)

Entity	Main fields / notes
ClientUser	id, client_id, email, role(admin/editor/viewer)
PortalTask	id, company_id, period, title, status, related_checklist_id
PortalMessage	thread_id, sender, body, attachments, created_at

Permissions and security (RBAC)

Client roles: admin (all), editor (upload/see), viewer (see only).
Limited access to documents and receipts of their tenant.
Sensitive actions (e.g. change company data) not available to client.

Validations and rules

File validation (type, size, virus scan if applicable).
Completeness control by checklist.
Rate limit and anti-abuse security.

Suggested APIs (API-first)

GET /api/v1/portal/dashboard GET /api/v1/portal/checklists?period=... POST /api/v1/portal/documents/upload GET /api/v1/portal/filings?period=... POST /api/v1/portal/messages

Events and audit

portal.document.uploaded
portal.checklist.completed
portal.message.sent

Business Impact

Benefit for the office

Less reactive support; structured document entries; better punctuality.

Benefit for the client

Total transparency, self-service, and access to evidence without waiting.

Risks / critical points

If portal is not ultra simple, client will return to email/WhatsApp.