7. Gestión documental

OCR, clasificación, firma y evidencias vinculadas a procesos.

OrdenCentraliza

AutomatizaOCR

EvidenciasVínculos

Visión del módulo

Gestión documental transversal: entrada, OCR, clasificación, firma, caducidades y evidencias vinculadas a procesos y presentaciones.

Objetivos

Centralizar documentos y eliminar el caos por email/WhatsApp.
Automatizar clasificación y extracción (OCR).
Asegurar evidencia documental por cada modelo/periodo.
Implementar firma y control de versiones.

Alcance

Ingreso de documentos: portal, email, integraciones, arrastre.
OCR y clasificación (tipo documento).
Versionado, etiquetas, caducidades.
Firma electrónica y trazabilidad.
Enlaces: documento ↔ asiento ↔ modelo ↔ incidencia.

Personas y roles

Rol	Necesidad / uso principal
Gestor	Encontrar y validar documentos rápido; vincular a procesos.
Cliente	Subir documentos fácil y saber si están aceptados.
Supervisor	Evidencias completas antes de aprobar.

Diseño funcional

Flujos principales

Entrada y clasificación

Documento subido o importado.

Asignar a cliente/empresa (auto o manual).
OCR extrae metadatos y sugiere tipo (factura, nómina, contrato…).
Reglas: detectar duplicado, comprobar legibilidad, pedir re-subida si falla.
Vincular automáticamente a checklist del periodo si aplica.

Salida: Documento clasificado y asociado al flujo correcto.

Firma electrónica

Documento requiere firma (encargo, autorización, etc.).

Seleccionar plantilla/documento; definir firmantes.
Enviar solicitud y notificar.
Registrar firma y almacenar versión final sellada.
Marcar checklist como completado.

Salida: Documento firmado y archivado como evidencia.

Pantallas (UI)

Bandeja documental con filtros (tipo, periodo, estado).
Visor de documento con metadatos OCR y acciones (vincular).
Gestor de firma: solicitudes, estado y trazas.

Diseño técnico

Entidades y modelo de datos (mínimo)

Entidad	Campos principales / notas
Document	id, owner(client/company), type, filename, storage_ref, status, tags
DocumentMeta	document_id, extracted_fields (json), confidence, ocr_job_id
SignatureRequest	id, document_id, signers[], status, audit_trail
DocumentLink	document_id, linked_type(model/entry/issue), linked_id

Permisos y seguridad (RBAC)

Cliente solo ve sus documentos y los compartidos.
Gestor puede reclasificar y vincular; supervisor puede 'bloquear' evidencias.
Acceso a documentos sensibles por permisos (p. ej. nóminas).

Validaciones y reglas

Detección de duplicados (hash, proveedor+numero+importe en facturas).
Rechazo por mala calidad (OCR confidence baja) y solicitud automática al cliente.
Caducidades: alertar antes de expiración.

APIs sugeridas (API-first)

POST /api/v1/documents/upload GET /api/v1/documents?company_id=...&type=... PATCH /api/v1/documents/{id} # reclasificar/etiquetar POST /api/v1/documents/{id}/link # vincular a modelo/asiento/incidencia POST /api/v1/signatures/requests GET /api/v1/signatures/requests/{id}

Eventos y auditoría

document.uploaded
ocr.completed
document.classified
signature.completed

Impacto de negocio

Beneficio para la gestoría

Menos tiempo buscando; evidencias centralizadas.
Control de calidad documental y menos errores en fiscal/contable.

Beneficio para el cliente

Subida simple y feedback claro (aceptado/rechazado).
Acceso permanente a su documentación.

Riesgos / puntos críticos

Sin buena UX, el cliente no subirá bien la documentación.
OCR necesita colas y control de calidad; no fiarse al 100%.

7. 文档管理

OCR、分类、签名和与流程相关的证据。

秩序集中

自动化OCR

证据链接

模块愿景

横向文档管理：输入、OCR、分类、签名、到期和与流程和提交相关的证据。

目标

集中文档并消除电子邮件/WhatsApp的混乱。
自动化分类和提取（OCR）。
确保每个模型/期间的文档证据。
实施签名和版本控制。

范围

文档输入：门户、电子邮件、集成、拖放。
OCR和分类（文档类型）。
版本控制、标签、到期。
电子签名和可追溯性。
链接：文档 ↔ 分录 ↔ 模型 ↔ 事件。

人员和角色

角色	需求 / 主要用途
经理	快速查找和验证文档；链接到流程。
客户	轻松上传文档并知道是否被接受。
主管	在批准前提供完整证据。

功能设计

主要流程

输入和分类

上传或导入的文档。

分配给客户/公司（自动或手动）。
OCR提取元数据并建议类型（发票、工资单、合同…）。
规则：检测重复、检查可读性、如果失败则要求重新上传。
如果适用，自动链接到期间的清单。

输出：已分类并关联到正确流程的文档。

电子签名

文档需要签名（委托、授权等）。

选择模板/文档；定义签署者。
发送请求并通知。
记录签名并存储最终密封版本。
将清单标记为完成。

输出：已签名并作为证据归档的文档。

屏幕（UI）

带过滤器的文档托盘（类型、期间、状态）。
带OCR元数据和操作的文档查看器（链接）。
签名管理器：请求、状态和跟踪。

技术设计

实体和数据模型（最小）

实体	主要字段 / 注释
Document	id, owner(client/company), type, filename, storage_ref, status, tags
DocumentMeta	document_id, extracted_fields (json), confidence, ocr_job_id
SignatureRequest	id, document_id, signers[], status, audit_trail
DocumentLink	document_id, linked_type(model/entry/issue), linked_id

权限和安全性（RBAC）

客户只能看到自己的文档和共享的文档。
经理可以重新分类和链接；主管可以"阻止"证据。
通过权限访问敏感文档（例如工资单）。

验证和规则

重复检测（哈希、发票中的供应商+编号+金额）。
因质量差（OCR置信度低）而拒绝，并自动向客户请求。
到期：在到期前提醒。

建议的API（API优先）

事件和审计

document.uploaded
ocr.completed
document.classified
signature.completed

业务影响

对管理办公室的好处

减少搜索时间；集中证据。
文档质量控制，减少税务/会计错误。

对客户的好处

简单上传和清晰的反馈（接受/拒绝）。
永久访问其文档。

风险 / 关键点

如果没有良好的用户体验，客户不会很好地上传文档。
OCR需要队列和质量控制；不要100%信任。

7. Document Management

OCR, classification, signature and evidence linked to processes.

OrderCentralize

AutomateOCR

EvidenceLinks

Module Vision

Cross-cutting document management: entry, OCR, classification, signature, expirations and evidence linked to processes and filings.

Objectives

Centralize documents and eliminate email/WhatsApp chaos.
Automate classification and extraction (OCR).
Ensure documentary evidence per model/period.
Implement signature and version control.

Scope

Document entry: portal, email, integrations, drag-and-drop.
OCR and classification (document type).
Versioning, tags, expirations.
Electronic signature and traceability.
Links: document ↔ entry ↔ model ↔ incident.

People and roles

Role	Need / main use
Manager	Find and validate documents quickly; link to processes.
Client	Upload documents easily and know if they are accepted.
Supervisor	Complete evidence before approval.

Functional Design

Main flows

Entry and classification

Uploaded or imported document.

Assign to client/company (auto or manual).
OCR extracts metadata and suggests type (invoice, payslip, contract…).
Rules: detect duplicate, check readability, request re-upload if fails.
Automatically link to period checklist if applicable.

Output: Classified document associated with correct flow.

Electronic signature

Document requires signature (mandate, authorization, etc.).

Select template/document; define signers.
Send request and notify.
Record signature and store final sealed version.
Mark checklist as completed.

Output: Signed document archived as evidence.

Screens (UI)

Document tray with filters (type, period, status).
Document viewer with OCR metadata and actions (link).
Signature manager: requests, status and traces.

Technical Design

Entities and data model (minimum)

Entity	Main fields / notes
Document	id, owner(client/company), type, filename, storage_ref, status, tags
DocumentMeta	document_id, extracted_fields (json), confidence, ocr_job_id
SignatureRequest	id, document_id, signers[], status, audit_trail
DocumentLink	document_id, linked_type(model/entry/issue), linked_id

Permissions and security (RBAC)

Client only sees own documents and shared ones.
Manager can reclassify and link; supervisor can 'block' evidence.
Access to sensitive documents by permissions (e.g. payslips).

Validations and rules

Duplicate detection (hash, supplier+number+amount in invoices).
Rejection for poor quality (low OCR confidence) and automatic request to client.
Expirations: alert before expiration.